Khai thác những ưu điểm về việc lưu hồ sơ điện tử

Lưu hồ sơ điện tử là một trong những công nghệ không thể thiếu tại các công ty, doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số 4.0 hiện nay. Công nghệ hiện đại hóa các cơ chế hoạt động của tổ chức là công việc cần thiết giảm thiểu lượng công việc nhưng vẫn tối ưu được hiệu quả. Vậy những ưu điểm của lưu hồ sơ điện tử mang đến là gì, hãy cùng tìm hiểu ngay dưới bài viết sau đây.

Lượng tài liệu được lưu trữ khổng lồ

Phần mềm lưu hồ sơ điện tử cho cho phép người sử dụng có thể lưu trữ lượng tài liệu, hồ sơ rất lớn chỉ với một hệ thống phần mềm. Chính vì vậy, diện tích “ảo” mà công nghệ này cung cấp sẽ giúp cho tổ chức và doanh nghiệp có thể lưu trữ với số lượng lên tới hàng triệu hồ sơ, tài liệu khác nhau mà không lo tốn diện tích.

Khai thác những ưu điểm về việc lưu hồ sơ điện tử 1

Cách lưu hồ sơ với phần mềm điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội hơn rất nhiều so với cách lưu trữ truyền thống. Nếu cách lưu trữ phổ thông truyền thống khiến quá trình lưu trữ có nhiều sai sót như  văn thư bị lỗi, hồ sơ trùng lặp, thông tin sai lệch trong khi thời gian tìm kiếm lâu, việc sửa chữa mất nhiều công sức. Tất cả các vấn đề trên sẽ được giải quyết triệt để với quy cách vận hành thông minh từ phần mềm lưu hồ sơ điện tử giúp người sử dụng quản lý lượng lớn hồ sơ, tài liệu mà không hề khó khăn hay sai sót.

Thông qua phần mềm này, các tổ chức và doanh nghiệp có thể dễ dàng xóa bỏ các kho lưu trữ tài liệu lớn và thay vào đó là lưu trữ trên hệ thống máy tính nhỏ gọn. Đơn vị sẽ kiểm soát tài liệu dễ dàng và việc quản lý trở nên dễ dàng và quả hơn.

Khai thác những ưu điểm về việc lưu hồ sơ điện tử 2

>> Tham khảo: Hướng dẫn cách cầu lô chạy đều nhất hiện nay

Quản lí có hệ thống

Khi muốn tìm hồ sơ hay các tài liệu liên quan trong quá khứ, nếu bạn sử dụng phương pháp lưu trữ truyền thống thì sẽ rất khó khăn trong việc tìm kiếm. Bạn sẽ tốn khá nhiều thời gian và công sức vào việc tìm kiếm thủ công tài liệu trên từng giá sách.

Tuy nhiên khi sử dụng phần mềm lưu trữ hiện đại, việc tìm kiếm hay chỉnh sửa sẽ trở nên vô cùng dễ dàng chỉ với vài cú nhấp chuột, vài từ khoá là bạn đã có thể tìm thấy tài liệu mình có thể tìm ra văn kiện cần tìm.

Ngoài ra, phần mềm này sẽ chia tài liệu thành các nhánh nhỏ hơn và tổng hợp thành hệ thống. Thông qua hệ thống này, tài liệu sẽ được tổ chức nhất quán trong kho, việc kiểm soát và chi phối tài liệu dù lớn tới đâu cũng rất dễ dàng.

Tiết kiệm chi phí

Phương pháp lưu trữ truyền thống khiến các tổ chức phải tốn khá nhiều chi phí cho việc thuê mặt bằng, tiền vật liệu và các loại chi phí duy trì kho khác. Hiện nay với phần mềm lưu hồ sơ điện tử  các khoản chi phí này đều sẽ không còn là vấn đề lo lắng. So với chi phí của phương pháp lưu trữ truyền thống, phương pháp này giúp tiết kiệm chi phí khá lớn.

Khai thác những ưu điểm về việc lưu hồ sơ điện tử 3

Tính bảo mật cao

Phần mềm lưu trữ tài liệu được xây dựng bảo mật và tin học hóa dữ liệu cho các tổ chức, doanh nghiệp, chỉ khi đăng nhập bằng tài khoản, người dùng mới có thể truy cập được vào hệ thống lưu trữ dữ liệu. Do đó, bạn có thể hoàn toàn yên tâm vì sẽ không có hiện tượng  doanh nghiệp, tổ chức bị rò rỉ dữ liệu hay mất tài liệu như khi sử dụng phương pháp truyền thống.

Trên đây là những ưu điểm không thể bỏ qua của phương pháp lưu hồ sơ điện tử.  Phương pháp này khắc phục tối đa những hạn chế lưu trữ truyền thống và giúp các doanh nghiệp, tổ chức an tâm hơn trong việc lưu trữ hồ sơ và tài liệu quan trọng.

Nguồn:https://trungtam.edu.vn/

Add Comment