Hướng dẫn cách quản lý kho hàng hiệu quả

Trong sản xuất kinh doanh, quản lý kho hàng hiệu quả là một khâu quan trọng và bắt buộc phải thực hiện để bảo đảm sự hiệu quả trong kinh doanh, cũng như tránh thất thoát rủi ro về hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. 

“Một số đơn vị Lưu trữ kho hồ sơ, lưu trữ kho hàng hóa xây dựng một số chương trình quản lý rất chặt chẽ và hiệu quả. Chúng ta có thể áp dụng một số phương pháp quản lý kho hàng của họ cho doanh nghiệp của mình.” Nguồn: https://luuhoso.com 

Sau đây sẽ là hướng dẫn về cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất mà doanh nghiệp nên áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc kế toán

Sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc kế toán

Sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc kế toán

Thông thường, các doanh nghiệp hay áp dụng phương pháp LIFO và FIFO trong quản lý kho hàng:

  • FIFO: tức là nhập trước, xuất trước. Hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước khi có nhu cầu sử dụng. Thường áp dụng với những mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn hoặc nhanh lỗi mốt như thực phẩm, thời trang…;
  • LIFO: nhập sau xuất trước. Những hàng hóa mới nhập về sẽ được ưu tiên xuất trước để bán đúng giá nhập cũng như dễ cân đối về chi phí, áp dụng với những mặt hàng nguyên vật liệu có thời hạn sử dụng lâu dài.

Áp dụng theo nguyên tắc nào thì kho hàng hóa phải được sắp xếp ô kệ theo đúng vị trí để tiện lợi cho việc xuất nhập hàng. “Nhân viên phải sắp xếp kho theo đúng nguyên tắc kế toán mà doanh nghiệp đang thực hiện, đồng thời hàng hóa phải để đúng vị trí trong sơ đồ kho lưu trữ hàng hóa. Nguồn: Lưu Hồ Sơ

Phân chia hàng hóa theo từng khu vực

Việc bố trí kho hàng theo từng khu vực phải được thực hiện ngay từ đầu khi sắp xếp hàng hóa vào kho, tránh lãng phí thời gian tìm kiếm và không gian chứa hàng. Tùy thuộc vào tính chất của hàng hóa hoặc theo nguyên lý kế toán của doanh nghiệp mà lựa chọn sắp xếp sao cho phù hợp.

Xem thêm:

Ví dụ hàng thường xuyên sử dụng phải để ở khu gần cửa ra vào và để ở kệ dưới, mặt hàng cố định ít sử dụng để ở kệ trên, phía trong. Nếu có nhiều loại hàng hóa khác nhau thì nên phân chia theo từng khu vực để dễ gây nhầm lẫn. 

Quản lý hàng hóa theo mã SKU

Quản lý hàng hóa theo mã SKU

Quản lý hàng hóa theo mã SKU

Mỗi sản phẩm đều có một mã hàng hóa riêng, bao gồm các ký tự chữ và số ghi rõ tên hàng, tính chất, số thứ tự, vị trí trong kho hàng. Dựa vào mã SKU nhân viên trong kho sẽ xác định được luôn vị trí của hàng hóa đó.

Ví dụ một chiếc quần dài của nữ màu đen có ở khu A, kệ 1, tầng 2, ô 3 thì có thể đặt mã SKU là QDDenNuA010103. Mã SKU phải được quy ước chung và mọi người đều nắm được.

Khi đã có mã SKU, các sản phẩm phải được dán nhãn theo đúng tên đã quy định. Có thể quy đổi thành mã vạch để dễ dàng quét mã khi xuất nhập hàng.

Vẽ sơ đồ kho hàng

Sơ đồ kho hàng như một bản đồ mini thể hiện tổng quan kho hàng hóa của doanh nghiệp. Nhìn vào sơ đồ bạn sẽ định vị nhanh hơn vị trí của món hàng bạn muốn tìm trong kho. Sơ đồ này sẽ phải được cập nhật theo sự thay đổi vị trí của hàng hóa. 

Lập thẻ kho, sổ kho hàng hóa

Lập thẻ kho, sổ kho hàng hóa

Lập thẻ kho, sổ kho hàng hóa

Thẻ kho sẽ ghi lại thông tin và lịch trình của hàng hóa, từ thông tin, số lượng, thời gian nhập xuất, số lượng tồn kho…. Thẻ kho phải được cập nhật thường xuyên theo sự biến đổi của mặt hàng đó và được đóng thành sổ kho. 

Sổ kho này sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp cập nhật được tình hình kinh doanh buôn bán, để có được những chiến lược mới trong tương lai.

Giám sát, kiểm tra thường xuyên

Kho hàng càng lớn thì việc thất thoát hàng hóa càng cao. Chính vì vậy cần có lịch kiểm tra giám sát kho từ 3 – 6 tháng một lần, bao gồm những công việc như sau:

  • Xác định số lượng tồn kho, đối chiếu với sổ sách;
  • Kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho xem có hư hỏng, móp méo, hay hết hạn sử dụng hay không để có phương án xử lý kịp thời; 
  • Kiểm tra kết cấu hạ tầng kho: hệ thống điện, hệ thống thông gió, diệt côn trùng, ẩm mốc, chất lượng kệ hàng…;

Ngoài ra để bảo đảm an ninh, chủ doanh nghiệp cần lắp đặt Camera quan sát để dễ dàng trong việc quản lý kho, để phòng mất cắp, phát hiện sự cố sớm.

Tổ chức nhân sự làm việc trong kho hàng

Tổ chức nhân sự làm việc trong kho hàng

Tổ chức nhân sự làm việc trong kho hàng

Nhiều nguyên nhân thất thoát hàng hóa không phải do bên ngoài mà chính do nội bộ doanh nghiệp. Chính vì vậy, chủ kho phải cẩn trọng trong việc giao nhiệm vụ cho nhân viên. Những người quản lý kho nên là người thân tín hoặc nếu từ bên ngoài phải có lý lịch rõ ràng. Nên phân chia công việc và nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên để tránh việc xảy ra sự cố đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.

Sử dụng phần mềm quản lý

Những cơ sở bán hàng, doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng File Excel để quản lý hàng hóa. Nhưng đối với doanh nghiệp vừa và lớn, số lượng hàng hóa nhiều thì cần có phần mềm quản lý kho riêng để đảm bảo độ chính xác hơn. 

Sử dụng dịch vụ kho lưu trữ

Sử dụng dịch vụ kho lưu trữ

Sử dụng dịch vụ kho lưu trữ

Đây là phương pháp tận dụng được ngân sách của doanh nghiệp, thay vì mất chi phí và thời gian để xây kho, chi phí quản lý, lương nhân viên, lên sơ đồ, kiểm tra, vệ sinh… thì chỉ cần thuê 1 đơn vị lưu kho hàng hóa là có thể giải quyết tất cả.

Một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho hàng hóa, lưu chứng từ uy tín và chuyên nghiệp tại TP HCM đó chính là Công ty TNHH Dịch vụ và Lưu trữ Vina – Lưu Hồ Sơ. Khẳng định thương hiệu từ năm 2007 cho tới nay, Lưu Hồ Sơ đã nhận được sự tín nhiệm của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong các dịch vụ lưu kho hàng hóa, lưu kho hồ sơ và các dịch vụ vận tải khác. Liên hệ với Lưu Hồ Sơ theo thông tin liên hệ sau đây nếu bạn đang có nhu cầu nhé. 

Thông tin liên hệ 

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
  • Website: https://www.luuhoso.com/lien-he/
  • Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Trên đây là Hướng dẫn cách quản lý kho hàng hiệu quả. Mong rằng bài viết này sẽ giúp ích được cho chủ doanh nghiệp trong công tác quản lý kho và có điều hướng để công việc kinh doanh thuận lợi và hiệu quả.

Nguồn: https://trungtam.edu.vn/ 

Add Comment